Número:

685

Data Publicação:

21/09/2022

Observações:

Ementa:

Dispõe sobre a instituição e gestão do Sistema Eletrônico de Informações - SEI-CONTAGEM - no âmbito da administração direta e indireta do Poder Executivo.

Integra:

DECRETO Nº 685, DE 21 DE SETEMBRO DE 2022.

Dispõe sobre a instituição e gestão do Sistema Eletrônico de Informações - SEI-CONTAGEM - no âmbito da administração direta e indireta do Poder Executivo.

A PREFEITA DO MUNICÍPIO DE CONTAGEM, no exercício da atribuição legal que lhe confere o inciso VII, do art. 92, da Lei Orgânica do Município,

DECRETA:

Subseção I
Das Disposições Gerais

Art. 1º Fica instituído o Sistema Eletrônico de Informações - SEI-CONTAGEM - como sistema oficial de gestão de documentos e processos eletrônicos no âmbito da administração direta e indireta do Poder Executivo.
§ 1º O Sistema Eletrônico de Informações - SEI - foi criado e cedido gratuitamente ao Município pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região, conforme Acordo de Cooperação Técnica TRF4 Nº 226/2022, Processo Administrativo Nº 0008171- 86.2019.4.04.8000.
§ 2º A utilização do SEI-CONTAGEM será obrigatória a partir de 1º de janeiro de 2023.
§ 3º Os sistemas informatizados de protocolo, armazenamento e gestão de documentos e de processos eletrônicos em uso nos órgãos e entidades do Poder Executivo serão substituídos gradativamente pelo SEI-CONTAGEM, mantidos apenas para consulta, recuperação de documentos e processos e trâmite para o Arquivo Municipal, sendo vedado seu uso para novos registros.
§ 4º As unidades dos órgãos e entidades do Poder Executivo que possuam sistema informatizado de gestão de documentos e de processos eletrônicos devem integrá-lo ao SEI-CONTAGEM, conforme requisitos estabelecidos pelo Órgão Gestor do sistema, prevalecendo no SEI-CONTAGEM a tramitação oficial.
§ 5º Ficam vedadas iniciativas para desenvolvimento e implantação de sistemas semelhantes e com o mesmo propósito do SEI-CONTAGEM.
Art. 2º Para os efeitos deste decreto, são adotadas as seguintes definições:
I - documento: unidade de registro de informações, independente do formato, do suporte ou da natureza;
II - meio eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documentos e arquivos digitais;
III - documento digital: documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional, somente por equipamentos eletrônicos, podendo ser:
a) documento nato-digital: documento criado originariamente em meio eletrônico; ou
b) documento digitalizado: documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital.
IV - processo: conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial;
V - processo administrativo eletrônico: aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico;
VI - Sistema Eletrônico de Informações- SEI: software de processo eletrônico desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região - TRF4 - e cedido gratuitamente para as instituições públicas;
VII - usuário interno: servidor, terceirizado, estagiário ou empregado em exercício na administração direta e indireta do Poder Executivo, detentor de acesso autorizado para atuar em processos eletrônicos do SEI-CONTAGEM;
VIII - usuário externo: pessoa natural, atuando em nome próprio ou como representante de pessoa jurídica, com a finalidade de acessar ou atuar em processos eletrônicos do SEI-CONTAGEM, que não se enquadre como usuário interno;
IX - tramitação: movimentação do documento desde a sua produção ou recebimento até o cumprimento de sua função administrativa.
Art. 3º Para o atendimento ao disposto neste decreto, os órgãos e as entidades do Poder Executivo utilizarão o SEI-CONTAGEM para a gestão e o trâmite de todos os documentos e processos administrativos eletrônicos, desde a etapa da produção, tramitação, utilização e arquivamento até a sua destinação final.

Subseção II
Do Processo Eletrônico

Art. 4º Os processos eletrônicos no âmbito do SEI-CONTAGEM observarão as seguintes regras:
I - a autuação, a produção, a juntada, bem como a tramitação de documentos do processo deverão ser efetuadas em meio eletrônico, sendo dispensada a sua realização em meio físico, exceto nas situações em que este procedimento for inviável ou em caso de indisponibilidade do meio eletrônico cujo prolongamento cause dano relevante à celeridade do processo;
II - os processos e documentos eletrônicos produzidos ou inseridos no SEI-CONTAGEM receberão numeração única gerada pelo sistema, nos moldes definidos neste decreto, observada a estrutura de 13 dígitos mais um dígito verificador, assim estruturado O.UU.NNNNNN/AAAA-D, cuja composição deverá conter:
a) (O) - a identificação do órgão vinculado ao processo (1 dígito);
b) (UU) - a identificação da unidade raiz do processo (2 dígitos);
c) (NNNNNN) - faixa numérica sequencial de processos dentro de uma unidade raiz protocoladora, reiniciada a cada ano (6 dígitos);
d) (AAAA) - o ano de abertura do processo (4 dígitos);
e) (D) - dígito verificador do processo, cuja função é a de evitar possíveis erros em anotações manuais de processos (1 dígito).
III - os processos eletrônicos serão protegidos por meio do uso de métodos de segurança de acesso e de armazenamento em formato digital, a fim de garantir autenticidade, preservação e integridade dos dados;
IV - o acesso às informações dos processos eletrônicos observará o disposto na Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 - Lei de Acesso à Informação, na Lei Federal nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 - Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais - LGPD, e no Decreto nº 598, de 1º de junho de 2022, que regulamenta o acesso à informação pública, no âmbito do Poder Executivo.
Art. 5º Os documentos eletrônicos produzidos e geridos no âmbito do SEI-CONTAGEM terão sua autoria, autenticidade e integridade asseguradas mediante utilização de assinatura eletrônica.
§ 1º A assinatura eletrônica é o registro realizado eletronicamente por usuário identificado de modo inequívoco, de uso pessoal e intransferível, em observância ao disposto na Lei Federal nº 14.063, de 23 de setembro de 2020.
§ 2º É de responsabilidade do titular da assinatura eletrônica o sigilo de senhas e a guarda dos respectivos dispositivos físicos de acesso para utilização do sistema.
§ 3º Os usuários responderão administrativa, civil e penalmente, por ato ou fato que caracterize uso indevido do SEI-CONTAGEM, na forma da legislação em vigor.
Art. 6º Os processos e documentos físicos em tramitação não serão migrados para o SEI-CONTAGEM.
Art. 7º Na operacionalização do SEI-CONTAGEM deverão ser observadas, no que couber, a legislação vigente e as diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos - Conarq.
Art. 8º Os documentos e processos administrativos recebidos e produzidos pela administração direta e indireta deverão ser cadastrados no SEI-CONTAGEM de acordo com o adequado nível de acesso, que poderá ser categorizado da seguinte forma:
I - público: processos e documentos assinados que não possuem dados pessoais ou restrição legal de acesso, disponíveis para visualização de qualquer usuário interno do sistema;
II - restrito: processos e seus documentos disponíveis para visualização de usuários das unidades pelas quais o processo tramitar;
III - sigiloso: processos e seus documentos disponíveis apenas para usuários com permissão específica e previamente credenciados.
Art. 9º O processo eletrônico dispensa a realização de procedimentos formais típicos de processo em papel, sendo dispensado capeamento, criação de volumes, numeração de folhas, carimbos e aposição de etiquetas.
Parágrafo único. Os documentos e processos eletrônicos produzidos ou inseridos no SEI-CONTAGEM dispensam a sua formação e tramitação física.
Art. 10. As atividades no âmbito do SEI-CONTAGEM serão consideradas realizadas na data e horário registrados pelo sistema, conforme o horário oficial de Brasília.
Parágrafo único. Considera-se como data da atividade o dia em que foi registrada até as vinte e três horas cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos.
Art. 11. Não devem ser produzidos ou inseridos no SEI-CONTAGEM:
I - jornais, revistas, livros, propagandas e demais materiais que não se caracterizam como documento arquivístico;
II - correspondências particulares;
III - documentos e processos físicos finalizados e arquivados nas unidades dos órgãos e entidades.
§ 1º O disposto nos incisos II e III do caput não se aplica a documentos que sejam submetidos ou relacionados ao propósito de instrução de processo administrativo.
§ 2º O SEI-CONTAGEM não deve ser utilizado como repositório arquivístico digital para documentos e processos que tiveram seu trâmite físico concluído.

Subseção III
Da Gestão do SEI-CONTAGEM

Art. 12. Fica instituído o NGSEI - Núcleo Gestor do SEI-CONTAGEM, subordinado à Secretaria de Tecnologia da Informação - STI, como unidade central permanente de gestão do SEI-CONTAGEM no âmbito da administração direta e indireta.
§ 1º A coordenação do NGSEI será exercida por servidor ocupante de cargo de provimento efetivo da STI e designado por portaria do titular da STI.
§ 2º Os demais membros do NGSEI serão designados, entre os servidores ocupantes de cargo de provimento efetivo dos órgãos e entidades do Poder Executivo, por portaria do titular da STI.
§ 3º A Coordenação do NGSEI poderá solicitar apoio técnico de outros servidores da Poder Executivo para atuação nas atividades a serem desenvolvidas pelo NGSEI.
Art. 14. Compete ao NGSEI:
I - promover a implantação do SEI-CONTAGEM no âmbito da administração direta e indireta do Poder, coordenar as atividades a serem desenvolvidas e supervisionar a execução do SEI-CONTAGEM;
II - gerenciar o sistema de permissões no SEI-CONTAGEM;
III - zelar pela contínua adequação do SEI-CONTAGEM à legislação de gestão documental, às necessidades do Poder Executivo e aos padrões de uso;
IV - acompanhar a adequada utilização do SEI-CONTAGEM, salvaguardando pela integridade e qualidade de informações nele contidas;
V - promover a capacitação, realizar suporte operacional e orientar os gestores locais quanto à utilização do SEI-CONTAGEM;
VI - prestar atendimento aos órgãos e entidades do Poder Executivo usuários do SEI-CONTAGEM;
VII - orientar os usuários externos quanto à utilização do SEI-CONTAGEM;
VIII - propor revisões das normas afetas ao processo eletrônico;
IX - divulgar as ações relacionadas ao SEI-CONTAGEM;
X - planejar, organizar e coordenar as atividades inerentes à gestão de processos administrativos, convertendo o atual paradigma em papel para meio digital e passando, em seguida, a atuar regularmente para a manutenção e a normalidade institucional das atividades relacionadas ao SEI-CONTAGEM;
XI - realizar a gestão documental no âmbito do SEI-CONTAGEM;
XI - propor estratégias institucionais, no intuito de apoiar a utilização de processos administrativos automatizados no SEI-CONTAGEM;
XII - produzir relatórios que subsidiarão a tomada de decisões estratégicas referentes a processos administrativos automatizados no SEI-CONTAGEM;
XIII - planejar, levantar, documentar e manter atualizada, a descrição dos processos relacionados ao trâmite documental no SEI-CONTAGEM.
Parágrafo único. O NGSEI deverá trabalhar em acordo com as políticas definidas pela STI, atuando como agente de articulação dos meios e de criação das instâncias que materializarão os resultados práticos em relação às diretrizes emitidas.
Art. 15. Compete à STI:
I - manter o SEI-CONTAGEM operando de forma adequada, de acordo com as especificações estabelecidas pelos órgãos responsáveis pelo seu desenvolvimento.
II - implantar as atualizações disponibilizadas pelo conjunto de órgãos e entidades da administração pública responsáveis pela evolução do sistema que compõem a comunidade SEI-CONTAGEM;
III - solucionar problemas técnicos;
IV - gerenciar o armazenamento de dados.
Parágrafo único. A STI poderá expedir instruções complementares ao disposto neste decreto.
Art. 16. O titular de cada órgão ou entidade do Poder Executivo deverá designar, no prazo de 5 (cinco) dias úteis, a contar da data de publicação deste decreto, 2 (dois) ou mais servidores, preferencialmente efetivos, para atuarem como gestores locais do SEI-CONTAGEM, aos quais caberão:
I - implantar os processos no âmbito do órgão ou entidade;
II - promover o cumprimento das normas relativas ao processo eletrônico;
III - monitorar a implantação do SEI-CONTAGEM;
IV - cadastrar, atribuir perfis de acesso e orientar usuários;
V - autorizar o acesso do usuário externo ao SEI-CONTAGEM;
VI - atuar como um multiplicador do SEI-CONTAGEM, replicando o conhecimento sobre o sistema e auxiliando a sua implementação no âmbito do respectivo órgão ou entidade;
VII - encaminhar e manter atualizado o organograma interno do órgão junto ao NGSEI;
VIII - prestar suporte interno, no âmbito de seu órgão ou entidade;
IX - encaminhar dúvidas e demandas ao NGSEI;
Parágrafo único. O servidor indicado, nos termos do caput, deverá ser previamente capacitado pelo NGSEI, para esta finalidade, em observância às orientações e manuais a serem disponibilizados em Portal do SEI-CONTAGEM.

Subseção V
Do Acesso ao SEI-CONTAGEM

Art. 17. O acesso ao SEI-CONTAGEM será por meio de credencial, com usuário e senha pessoal e intransferível.
Parágrafo único. A credencial dos usuários internos será fornecida pela STI.
Art. 18. Poderão ser cadastrados como usuários do SEI-CONTAGEM todos os servidores, terceirizados, estagiários ou empregados, ativos, nos órgãos e entidades do Poder Executivo.
Parágrafo único. A cada usuário será atribuído um perfil com acessos compatíveis com a responsabilidade e ao desempenho das atividades.
Art. 19. As pessoas que não se enquadrarem nas categorias listadas no art. 18 poderão ser credenciadas para acesso ao SEI-CONTAGEM como usuários externos.
Art. 20. Os usuários externos poderão:
I - acompanhar o trâmite de processos de seu interesse, por prazo determinado, mediante autorização da unidade responsável pela informação;
II - receber ofícios e notificações;
III - assinar eletronicamente documentos.
Art. 21. O credenciamento de usuário externo é ato pessoal e intransferível e dar-se-á a partir do preenchimento do formulário de cadastro disponível no Portal do SEI-CONTAGEM.

Subseção VI
Da Abertura Processual, Criação e Digitalização de Documentos

Art. 22. O responsável pela abertura do processo deverá:
I - escolher o tipo de processo adequado ao assunto, conforme nomenclatura existente no SEI-CONTAGEM; e
II - cadastrar as informações obrigatórias requeridas pelo SEI-CONTAGEM.
Art. 23 Os documentos administrativos do Poder Executivo serão elaborados no SEI-CONTAGEM utilizando-se preferencialmente os modelos nele disponibilizados.
Art. 24 Os documentos produzidos no SEI-CONTAGEM serão assinados eletronicamente por meio de usuário e senha, observadas as normas de segurança e controle de uso.
§ 1º A assinatura eletrônica é de uso pessoal e intransferível, sendo de responsabilidade do titular o seu sigilo;
§ 2º A assinatura realizada na forma do caput será considerada válida para todos os efeitos legais.
§ 3º A Prefeita, Secretários e demais ordenadores de despesa, para fins de assinatura, poderão optar em realizá-la quando em trânsito em outras localidades, sem prejuízo do exercício de outras tarefas atribuídas ao respectivo substituto.
§ 4º O disposto no § 3º não se aplica nos casos em que o titular da assinatura estiver em período de férias ou outros afastamentos legais.
Art. 25. O documento digital e o documento digitalizado a partir de documento original, capturados pelo SEI-CONTAGEM, serão considerados válidos e produzirão todos os efeitos legais.
Art. 26. Os formatos ou extensões de arquivo admitidos pelo SEI-CONTAGEM serão definidos pelo seu NGSEI.
Art. 27. O serviço de Protocolo, após receber documentos externos em meio físico, deverá digitalizá-los e incluí-los no SEI-CONTAGEM.
Parágrafo único. O documento cuja digitalização seja tecnicamente inviável será:
I - identificado e a situação do documento certificada no SEI-CONTAGEM;
II - incluído o resumo de seu conteúdo no sistema SEI-CONTAGEM;
III - armazenado na unidade administrativa responsável pelo assunto.

Subseção VII
Da Tramitação Sigilosa ou Restrita

Art. 28. O usuário que abrir processo eletrônico sigiloso ou restrito deverá observar as disposições legais para a atribuição desta classificação, e será o responsável pela concessão da credencial de acesso aos demais usuários que necessitarem acompanhar e instruir o processo.
§ 1º A credencial de acesso poderá ser cassada pelo usuário que a concedeu ou renunciada pelo próprio usuário.
§ 2º A pessoa que tomar conhecimento de documento ou assunto sigiloso fica responsável pela manutenção do sigilo.
§ 3º Os procedimentos para a abertura e tramitação de um processo eletrônico sigiloso ou restrito deverão constar em portaria conjunta específica da Controladoria-Geral do Município e da STI a ser editada no prazo de 60 (trinta) dias da publicação deste decreto.

Subseção VIII
Dos Deveres e Das Responsabilidades

Art. 29. São deveres dos usuários do SEI-CONTAGEM:
I - utilizar adequadamente o SEI-CONTAGEM em sua unidade, abstendo-se de utilizá-lo para troca de mensagens, recados ou assuntos sem relação com as atividades institucionais;
II - guardar sigilo sobre fato ou informação de qualquer natureza de que tenha conhecimento por força de suas atribuições, ressalvadas àquelas de acesso público;
III - manter a cautela necessária na utilização do SEI-CONTAGEM, a fim de evitar que pessoas não autorizadas pratiquem atos no SEI-CONTAGEM;
IV - evitar a impressão de documentos digitais, zelando pela economicidade e responsabilidade socioambiental;
V - participar dos programas de capacitação referentes ao SEI-CONTAGEM;
VI - disseminar em sua unidade o conhecimento adquirido nas ações de capacitação relacionadas ao SEI-CONTAGEM;
VII - cumprir os regulamentos e manuais, dentre outros, que tratem de procedimentos específicos quanto à utilização do SEI-CONTAGEM no âmbito do Poder Executivo; e
VIII - manter seus dados cadastrais atualizados no SEI-CONTAGEM.
Parágrafo único. O uso inadequado do SEI-CONTAGEM fica sujeito à apuração de responsabilidade, na forma da legislação em vigor.

Subseção IX
Das Disposições Finais

Art. 30. Prorrogam-se para o dia útil subsequente os prazos administrativos que vencerem em dia em que o SEI-CONTAGEM estiver inoperante.
Parágrafo único. A STI é a unidade responsável por atestar os períodos de inoperância do sistema.
Art. 31. A não obtenção de acesso ou credenciamento no SEI-CONTAGEM, bem como eventual defeito de transmissão ou recepção de dados e informações não imputáveis à falha do SEI-CONTAGEM, não servirão de escusa para o descumprimento de obrigações e prazos legais.
Art. 32. Em caso de impossibilidade técnica de produção de documentos do SEI-CONTAGEM, estes poderão ser produzidos em papel, com assinatura manuscrita da autoridade competente, devendo ser, posteriormente, digitalizados e inseridos no SEI-CONTAGEM.
Art. 33. Este decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Palácio do Registro, em Contagem, 21 de setembro de 2022.

MARÍLIA APARECIDA CAMPOS
Prefeita de Contagem